6 KI-Workflows - und alles nur Mist! 🤯

Hello Smart Chiefs,

sind Automatisierungen das neue Kokain der Unternehmer-Szene? 🤯

Heute im Newsletter:

➡️ Müssen wir wirklich alles “KI-isieren”? Ich lege die Fragen offen, die wir uns im ersten Schritt wirklich stellen sollten, bevor wir über Agents oder Automatisierungen nachdenken. Und wann es eigentlich viel zu früh ist.

➡️ Was, wenn der klügste Mitarbeiter in eurem Team bald kein Mensch mehr ist?
Die Microsoft Managerin und KI-Expertin Miriam Kugel ist eine der wenigen in Europa, die aktuell versteht, was Führung in der Ära der intelligenten Agenten bedeutet. Und: Sie kommt zum Smart Chiefs Retreat! 🤝

Bewerbt euch jetzt. Seid eurer Zeit voraus und versteht, wie euer Business zu einer echten „Frontier Firm“ werden kann – mit intelligenten Mensch-Agenten-Teams und euch als Agent Boss.

Viel Spaß beim Lesen!

Gefühlt will jeder sein Business gerade am liebsten auf Autopilot stellen. 🤯Agents hier, Workflows da. Die KI-Welt verspricht viel, und jeden Tag mehr. Start-ups wie n8n, die zu diesem Hype beitragen, klingen wie der heilige Gral der Effizienz. Für alle, die das noch nicht kennen: Allein 500 Agents und teils kostenlose Templates kann man sich hier runterladen, um alles zu automatisieren vom Content bis zur Buchhaltung.

Ich kann mir denken, was ihr gerade spürt: Fomo. Und ich habe sie selbst abends im Bett. Insgeheim frage ich mich, ob ich als “AI-Queen” überhaupt noch manuell am Rechner sitzen darf, um glaubwürdig zu bleiben. Aber: Vielleicht genau deswegen. Denn was ich inzwischen begriffen habe, ist etwas widersprüchlich zu dem, was wir aktuell vermeintlich tun “müssen”:

Die wenigsten haben 200 Entwickler im Team sitzen, die über Nacht alles automatisieren können. Und selbst börsten-notierte Unternehmen, mit denen ich spreche, sind längst nicht da, wo viele glauben. Im Gegenteil: Der CEO einer Aktiengesellschaft - und fast einer halben Million Kunden - hat mich kürzlich panisch angerufen und gefragt, wo er überhaupt anfangen soll bei seiner Mannschaft.

(Glaubt mir, bei so einer Größenordnung alles umzuwälzen, dauert deutlich länger als bei kleinen bis mittelständischen Unternehmen.)

Wo also fangen wir an?

Am besten mit einem Reality-Check: Alex Lieberman, Co-Founder von Morning Brew - einem der erfolgreichsten Newsletter weltweit, den Axel Springer für Millionen gekauft hat - teilte kürzlich seine Erfahrung auf X. Sechs komplexe AI-Workflows hatte er gebaut.

Das sollte seine Workflows revolutionieren.

24 Stunden später: Totalausfall. Alle Workflows für die Tonne. Null Effizienz. Projekt gescheitert. Lieberman wollte nie wieder zurück zu diesem Chaos.

Diese Geschichte trifft mich, weil ich sie kenne. Nicht nur von anderen, sondern aus eigener Erfahrung. 2024 habe ich einen 5-stelligen Betrag für einen Automatisierungs-Workflow ausgegeben. Die Idee klang verlockend: Einmal aufsetzen, dann läuft es.

Doch dann stellten wir im Team fest: Wir ändern unsere Prozesse jede Woche. Mal brauchen wir andere Formate, mal andere Kanäle. Mal testen wir neue Ansätze. Ich verstand: Das Problem liegt tiefer als gedacht. Wir wollen KI einsetzen, bevor wir uns verstehen. Das fängt schon bei der Unterscheidung zwischen relevanten Begriffen an:

AI Workflow vs. AI Agent – was ist der Unterschied?

Wenn du mit KI arbeitest, kannst du zwei Wege gehen:

AI Workflow
Du gibst der KI ganz klar die Schritte vor – und sie führt diese aus.
Vorteile: vorhersehbar, kosteneffizient, leichter zu kontrollieren.
Nachteile: weniger flexibel bei Sonderfällen.

AI Agent
Du sagst der KI nur, was du erreichen willst – und sie entscheidet selbst, wie sie dorthin kommt.
Vorteile: Ideal für komplexe Aufgaben mit vielen Ausnahmen.
Nachteile: teurer, weniger berechenbar, schwerer zu steuern.

Beides hat seine Berechtigung. Die Frage ist: Wie viel Kontrolle willst du – und wie viel Freiheit gibst du ab?

Ein Beispiel, das es verdeutlicht: E-Mail-Sortierung. Jeden Morgen sortieren wir Hunderte Mails. Das nervt. Also könnte ein Agent helfen, oder? Vielleicht. Denn was ist, wenn sich unsere Kriterien ständig ändern? Mal sind bei mir Kooperationsanfragen wichtig, mal Feedback zu Inhalten, mal technische Updates. Ein Agent würde vielleicht wichtige Mails übersehen oder unwichtige priorisieren.

Stattdessen könnten wir was anderes machen: unsere E-Mail-Gewohnheiten analysieren. Wann lese ich was? Welche Mails brauchen sofortige Antworten? Das Ergebnis: Drei feste Zeiten am Tag, klare Filter-Regeln, effizienter als jeder Agent.

Doch bevor du auch nur einen einzigen Workflow baust, nimm Zettel und Stift. Beantworte folgende Fragen:

Die Wahrheit über Agents und Automatisierung ist unbequem: Sie lösen nicht deine Probleme, sie verstärken deine Schwächen.

Hast du chaotische Prozesse? Der Agent wird chaotisch arbeiten.
Verstehst du deine Abläufe nicht? Der Agent wird Fehler machen, die du vielleicht nicht mal bemerkst.
Änderst du ständig deine Strategie? Der Agent wird zum Klotz am Bein.

Morning Brew-Gründer Lieberman hat das schmerzhaft gelernt.

Besser: Dokumentiere jeden Schritt deines Prozesses. Wenn du ihn nicht in fünf Sätzen erklären kannst, ist er nicht bereit für Automatisierung. Wenn du gewisse Sachen seit Wochen und Monaten immer gleich machst → los geht’s. Dann können Tools wie N8N ihr Potenzial entfalten.

Bis dahin gilt: Zettel, Stift, Hirn einschalten. Und auf’s Smart Chiefs Retreat nach Mallorca kommen - hier zeigt uns Peter Jeitschko, Gründer von 3 KI-Firmen, wie wir den KI-Fahrplan für unser Business legen. Und Miriam Kugel erklärt, wie du zum Agent-Boss wirst und in deinem Unternehmem Agenten wie Menschen gleichzeitig führst.
Bewirb dich jetzt: Limitierte Plätze.

Work smart not hard.

Eure Laura

PS: Teile diesen Newsletter mit anderen Smart Chiefs. Noch immer made by humans ❤️

Miriam Kugel: Treffe die Microsoft-Managerin persönlich auf Mallorca, wie Führung der Zukunft geht ✨ 

Was, wenn der klügste Mitarbeiter im Team bald kein Mensch mehr ist? Diese KI-Expertin weiß es:

Miriam Kugel ist eine der wenigen in Europa, die versteht, was Führung in der Ära der intelligenten Agenten bedeutet: wenn Teams nicht mehr nur aus Menschen bestehen, sondern auch aus KI-Systemen.

Nach Stationen bei LinkedIn ist sie heute Direktorin für AI Transformation bei Microsoft EMEA und Co-Founderin von threenity betterbeing.

👉🏼 Sie weiß: In einer KI-gestützten Arbeitswelt entstehen völlig neue Anforderungen an die Skills, die Selbststeuerung und die Belastbarkeit von Teams. Beim nächsten Smart Chiefs Retreat bringt sie deshalb ein Thema mit, das unser Mindset auf den Kopf stellt:

1. Erfahre, wie dein Unternehmen zu einer echten „Frontier Firm“ werden kann – mit intelligenten Mensch-Agenten-Teams und dir als Agent Boss.

2. Reflektiere, wo dein Unternehmen heute schon auf dieser Reise steht und ob du das richtige Agent Boss Mindset mitbringst.

Erlebe Miriam live im Oktober auf dem exklusiven Smart Chiefs AI Retreat auf Mallorca. Klicke hier, um dich zu bewerben: https://lnkd.in/g3sC_n8w

Die Plätze sind limitiert – aber die Perspektive, die du mitnimmst, unbezahlbar.