Deine Meetings sind zu teuer! 📅

Hello Smart Chiefs,  

Ich weiß nicht, wie es euch geht, aber Meetings in meinem Terminkalender nerven mich schon Sonntagabend. Permanent muss ich sie verschieben, weil ich flexibel sein muss aufgrund meiner kleinen Tochter. Wenn ich könnte, würde ich am liebsten ganz darauf verzichten – geht nur nicht, oder?

Wir sollten nochmal ganz grundsätzlich über Meetings nachdenken. Denn sie sind nicht nur nervig, sondern auch teuer. Das zeigt dieses spannende Tool, das die Kalender-App von Shopify neuerdings anbietet. Dort werden die Kosten pro Meeting angezeigt. Die Rechnung ist einfach: Anzahl der Personen mal Dauer mal Stundenlohn. Ganz schnell kommt man auf mehrere tausend Euro – pro Meeting! Über das Jahr hinweg sind wir in den Hunderttausenden; Vor- und Nachbereitung gar nicht berücksichtigt.

Über dieses Problem habe ich mich kürzlich mit Frederik Riedel unterhalten. Frederik habe ich hier vor einiger Zeit schon mal vorgestellt: Er hat die App OneSec entwickelt, die dabei hilft, den Social Media-Konsum drastisch herunterzufahren. Auch sonst ist er ein Experte für smartes Arbeiten, weshalb er eine Strategie für smarte Meetings entwickelt hat. Die wichtigsten Learnings habe ich hier für euch zusammengefasst:

1. Geht mit einer Leitfrage ins Meeting – Als Journalistin habe ich gelernt, dass jedem guten Artikel eine Leitfrage vorausgeht: Was konkret lerne ich, wenn ich den Text lese? Diese Regel lässt sich auch gut auf Meetings übertragen. Welche konkrete Entscheidung wollen wir in der nächsten halben Stunde fällen? Wenn euch die Leitfrage fehlt, redet ihr um den heißen Brei herum. Ergebnis: gleich Null.

2. Bereitet euch vor – Wenn ihr eine Leitfrage habt, dann braucht ihr Informationen, um diese zu beantworten. Vorbereitung ist deshalb das A und O. Ich würde es auf diese Faustregel herunterbrechen: Ein Meeting, auf das ihr euch nicht mindestens eine halbe Stunde vorbereitet, könnt ihr gleich wieder absagen. Wenn ihr euch zum Beispiel fragt, welches neue Newsletter-Tool ihr zukünftig benutzen wollt, dann solltet ihr zumindest die Optionen recherchieren, also alle Vor- und Nachteile. Klar, das klingt banal, trotzdem laufen viele Meetings wie folgt ab: Man diskutiert eine halbe Stunde darüber, dass man sich in Zukunft mit dem Problem beschäftigen will.

3. Berechnet die Vorbereitungszeit mit ein – Klar ist aber auch: Je länger ihr euch vorbereitet, desto teurer wird das Meeting. Wenn ihr also überlegt, ob sich das Meeting überhaupt lohnt, dann nehmt die Vorbereitungsdauer mit in die Rechnung auf.

4. Schmeißt wiederkehrende Meetings aus dem Kalender – Sind wir mal ehrlich: Wiederkehrende Meetings sind oft nur nervige Pflichttermine. Niemand hat Lust drauf, alle gehen aber hin, weil sie eben im Kalender stehen. Sie fressen nicht nur Zeit, sie erzeugen auch Stress, vorher wie nachher. Woche für Woche reißen sie euch aus der Ruhe, die ihr zum kreativen Arbeiten braucht. Dabei ist es selten so, dass ihr jede Woche wirklich gleich viel zu sagen habt. Frederik veranstaltet mittlerweile nur noch Meetings auf Zuruf; also nur dann, wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt.

5. Achtet darauf, Leute zu haben, die selbstständig arbeiten können – Zur Wahrheit gehört: Auf wiederkehrende Meetings verzichten kann nur, wer gute und selbstständige Mitarbeitende hat. Leute, denen ihr vertrauen könnt, auch wenn ihr mehrere Wochen nichts von ihnen hört. Die zu finden ist nicht immer leicht. Umso wichtiger deshalb: Investiert Zeit in die Suche!

6. Wenn das Meeting läuft: Nehmt euch die Zeit! – Es gibt viele sinnlose Meetings. Und dann gibt es Meetings, die euch echt weiterbringen. Bei dem jeder etwas beiträgt, alle in einen Flow geraten. Nur: Solche Meetings müssen gut vorbereitet sein, und alle müssen Bock haben. Das klappt nur, wenn sie nicht zu häufig stattfinden. Frederik sagt, dass er normalerweise eine halbe Stunde für jedes Meeting einplant. Wenn er aber sieht, dass es gut läuft, dann sprechen sie auch gerne mal zwei Stunden – oder noch länger.

In diesem Sinne:

Let’s write smart, not hard.

Eure, Laura

✍️ Smartes Zitat

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